Na maandenlang in lockdown te hebben gezeten kunnen we ons meer en meer naar buiten begeven. Restaurants heropenen hun deuren, sportclubs stellen hun velden en trainingsaccommodaties weer open en stranden stromen langzaam aan weer vol.
Ook gaan we weer op vakantie in binnen- en buitenland. Tijdens deze vakantieperiode is de organisatie vaak minder bemand. Hoe houd je in deze periode jouw organisatie veilig en beschermd als je lekker onbezorgd op vakantie bent en wat moet je allemaal van te voren geregeld hebben? Volg onderstaande tips en stel jouw To-Do lijstje samen.
Tip 1: Schakel extra hulp in
Veel MKB-organisaties hebben een relatief kleine IT-afdeling. Deze afdeling bestaat meestal uit één persoon die de IT vaak ook nog eens naast zijn eigen werkzaamheden doet. Als deze persoon op vakantie gaat, of langdurig ziek wordt, dan heb je als organisatie een groot probleem. In dat geval is het verstandig om gedurende deze periode contact op te nemen met jouw IT-leverancier. Die heeft namelijk de kennis en ervaring en springt moeiteloos in bij jouw ICT-werkzaamheden.
Een IT-leverancier kan jouw ICT-omgeving proactief op afstand bewaken en monitoren. Hierdoor signaleer je probleemsituaties voordat ze zich voordoen en ervaar je geen storingen omdat deze al verholpen zijn voordat ze bij jou binnenkomen. De eindgebruiker kan tijdens jouw afwezigheid met vragen en calamiteiten komen. Hier komt de Servicedesk van jouw IT-leverancier goed van pas. Deze afdeling heeft altijd een vaste bezetting, ook tijdens de vakantieperiode, waardoor de eindgebruiker direct aan de beurt is. De klant wordt netjes geholpen en gaat tevreden verder met haar eigen werkzaamheden. Hierdoor loop je geen imagoschade op en verlies je geen geïrriteerde klanten. Een win / win situatie. Heb je nog geen IT-leverancier? Neem dan contact op met Joheco via onderstaand formulier.
Tip 2: Train je eigen medewerkers
Heb je geen behoefte aan een IT-leverancier en doe je alle IT-gerelateerde werkzaamheden zelf, zorg er dan wel voor dat er meer dan één persoon op de hoogte is van de ICT-ontwikkelingen binnen jouw organisatie. Wijs iemand aan die bij jouw afwezigheid eindverantwoordelijk is, documenteer alles wat je weet op het gebied van wachtwoordbeleid, telefoongegevens en procedures. Hierdoor kunnen anderen gemakkelijker begrijpen wat ze moeten doen in geval van een noodsituatie. Weet je niet exact wat je wel en niet hebt gedocumenteerd, doe dan nu de gratis security scan. Deze scan geeft je het inzicht in jouw IT-situatie en vertelt je hoe je bepaalde elementen kan verbeteren.
Tip 3: Regel je telefonie en mail
Stel, er gaan bij jullie een aantal medewerkers van dezelfde afdeling tegelijkertijd op vakantie. Dan is deze afdeling minder bemand. Joheco kan hiervoor een call-flow met de klant doornemen, om ervoor te zorgen dat de telefoontjes netjs bij andere afdelingen uit komen, Daarnaast kunnen we een specifieke voicemail meding aanzetten voor nummers die tijdelijk niet beschikbaar zijn. Ook kunnen we helpen bij het doorvoeren van een 'Job rotation' waarbij iemand met hetzelfde niveau gewisseld wordt van werkplaats zodat die persoon eenvoudig de rol over kan nemen.
Als laatste is het belangrijk dat je jouw klanten informeert over de gang van zaken. Ben je een aantal weken afwezig door een vakantie of langdurige ziekte, geef dit dan aan. Stel in Outlook je 'Out of Office' reply in, waarbij je de datum invult wanneer je denkt weer aanwezig te zijn. Een tip: Verschuif deze datum met een dag naar voren. Hierdoor heb je de eerste dag genoeg tijd om mailtjes af te handelen en lopende zaken af te ronden. Vermeld in je mail wie er tijdens jouw afwezigheid verantwoordelijk is voor deze ICT-gerelateerde vragen en hoe ze diegene kunnen bereiken. Stel de persoon of IT-leverancier op de hoogte van de vermelding.
Geniet van je vakantie
Door middel van deze tips zorg je ervoor dat, in het geval van afwezigheid, minder bemande afdeling of vakantie, iedereen op de hoogte is wat er moet gebeuren, wie ze moeten bereiken en hoe ze dit het best kunnen communiceren. Hierdoor creëer je niet alleen rust op de werkvloer, maar ook in je hoofd en kan je, met een gerust hart, genieten van een welverdiende vakantie. Joheco wenst iedereen een hele fijne vakantie.
Wil je in contact komen met Joheco voor hulp bij het instellen van je telefonie, doorvoeren van een call-flow of meer informatie over Job-rotation? klik op onderstaande button en we helpen je graag verder.
