Of je nu werkt aan een groot project of meerdere kleinere projecten. Als projectmanager werk je altijd met je team aan resultaat. Je wilt natuurlijk dat je projecten zo efficiënt en succesvol mogelijk worden uitgevoerd. Voor de Corona-periode ontmoet je elkaar op kantoor, maak je face-to-face plannen en stem je de details af met je team. Werken op afstand is nu de norm, het "nieuwe normaal". De uitdaging om in contact te blijven met het team en grip te houden op het project is steeds moeilijker geworden. Want hoe zorg je ervoor dat het team thuis even goed of zelfs beter werkt? Vandaag geven we je 4 tips over hoe Microsoft Teams je daarbij kan helpen.
1. Van e-mail naar conversatie
Hoe houden we contact met elkaar? Als projectmanager wil je de regie over het team beheersen en behouden. Voorheen gebeurde dit vooral via projectcommunicatie via e-mail. Gelukkig hoeft dit niet meer. Microsoft Teams biedt een nieuwe manier van communiceren die opener en transparanter is. Een goed voorbeeld is het werken in een kanaal of ook wel "channels" genoemd.
Door kanalen in Teams te gebruiken, worden al je gesprekken gegroepeerd. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt over het gebruik van deze kanalen. Als je bijvoorbeeld een reactie van iemand verwacht, kunt je die persoon taggen (@mention). Alleen wanneer je iemand tagt, zal die persoon je bericht proactief melden via een melding in hun activiteiten feed. Collega's die belangrijke updates vermelden, weten dat ze iets moeten doen of een bericht moeten beantwoorden. Zo weet je als projectmanager direct dat het bericht is gelezen.
En de juiste kanaalindeling? Meestal begin je altijd met een gemeenschappelijk kanaal. Als het gesprek lang is, voeg dan kanalen toe op basis van het onderwerp of sub-onderwerp. Zo praat je in elk kanaal gericht met elkaar en zorg je voor een duidelijke indeling. Als projectmanager van meerdere teams is dit dé ideale manier van communiceren. Je kunt veel makkelijker gesprekken bijhouden en voorkomen dat je overladen wordt met e-mails. Teams zorgt voor orde en gemak, zelfs digitaal.
Door kanalen in Teams te gebruiken, worden al je gesprekken gegroepeerd. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt over het gebruik van deze kanalen. Als je bijvoorbeeld een reactie van iemand verwacht, kunt je die persoon taggen (@mention). Alleen wanneer je iemand tagt, zal die persoon je bericht proactief melden via een melding in hun activiteiten feed. Collega's die belangrijke updates vermelden, weten dat ze iets moeten doen of een bericht moeten beantwoorden. Zo weet je als projectmanager direct dat het bericht is gelezen.
En de juiste kanaalindeling? Meestal begin je altijd met een gemeenschappelijk kanaal. Als het gesprek lang is, voeg dan kanalen toe op basis van het onderwerp of sub-onderwerp. Zo praat je in elk kanaal gericht met elkaar en zorg je voor een duidelijke indeling. Als projectmanager van meerdere teams is dit dé ideale manier van communiceren. Je kunt veel makkelijker gesprekken bijhouden en voorkomen dat je overladen wordt met e-mails. Teams zorgt voor orde en gemak, zelfs digitaal.
2. Meten is weten
Wat is iedereen aan het doen, wat is de status en hoever zijn we? De belangrijkste vragen voor elke projectmanager. Je hebt doelen gesteld en er is een tijdschema met deadlines opgesteld, maar ligt het team op schema? Microsoft biedt hiervoor een ideale oplossing: Microsoft Planner. In Planner kun je een projectvoortgangsoverzicht maken voor het team. Hoe werkt het? Dit is heel eenvoudig. Alle opties waar je als projectmanager aan denkt zijn aanwezig. Zo voeg je taken toe, stel je deadlines in, voeg je bestanden toe voor iedereen en vind je alles overzichtelijk terug in een planningsoverzicht en kalendermodus. Je kunt voltooid werk controleren, bijhouden wat iemand doet en in één oogopslag zien welke taken er nog niet zijn voltooid.
Werkt jouw team agile en gebruik je liever andere tools op het gebied van projectmanagement, zoals Jira of Azure DevOps? Of heb je zelfs een voorkeur voor het werken vanuit een Excel-bestand? Ook dit is mogelijk. Door een Connector toe te voegen blijf je niet gebonden aan wat Microsoft te bieden heeft. Je implementeert heel gemakkelijk de tool die het beste werkt voor jou en jouw team, en dat alles binnen één Teams-omgeving.
Werkt jouw team agile en gebruik je liever andere tools op het gebied van projectmanagement, zoals Jira of Azure DevOps? Of heb je zelfs een voorkeur voor het werken vanuit een Excel-bestand? Ook dit is mogelijk. Door een Connector toe te voegen blijf je niet gebonden aan wat Microsoft te bieden heeft. Je implementeert heel gemakkelijk de tool die het beste werkt voor jou en jouw team, en dat alles binnen één Teams-omgeving.
3. Het gemak van opnemen
Zoals veel teams al ervaren, is Microsoft Teams de ideale tool voor het houden van vergaderingen, stand-ups en het faciliteren van samenwerking tussen teamleden op afstand. Maar wat als niet elke collega kan deelnemen aan een bijeenkomst waar belangrijke informatie wordt gedeeld? In Teams kunt je vergaderingen opnemen. Dat werkt heel simpel: klik op de opnameknop en stop met opnemen nadat alle belangrijke informatie is genoemd, of laat het lopen tot het einde van de vergadering. Daarna wordt de opname verwerkt en opgeslagen in het betreffende kanaal. Zo kan iedereen die toegang heeft tot dit kanaal de opname later terugkijken op een moment dat het hem of haar uitkomt.
4. Samenwerken op afstand
Niet alleen het organiseren en het plannen, maar ook het samenwerken aan documenten wordt door het thuiswerken vaak als uitdaging gezien. Toch hoeft dit helemaal geen last te zijn. Als projectmanager ben je veel bezig met het genereren van informatie en het maken van plannen. Natuurlijk doe je dit met de input van jouw team. Microsoft Teams geeft zelfs de mogelijkheid om met het gehele team op één centrale plek werken te werken aan één document. En dat is nog niet alles! Wil jij een comment in het document toevoegen en dit verwijzen naar een specifiek persoon? Net als in de Teams channels is het mogelijk om ook in documenten een collega te taggen (@mention). Zo krijgt de desbetreffende persoon direct een e-mail toegestuurd waarin de tag beschreven staat. Microsoft Teams zorgt er dus voor dat jij als projectmanager ook op afstand snel kunt schakelen, grip hebt op jouw team en bijdraagt aan het snel en efficiënt afronden van projecten.
Wil je meer weten over het gebruiken van Microsoft Teams bij projecten? Bespreek het met je technisch adviseur of neem contact met ons voor meer informatie.
Wil je meer weten over het gebruiken van Microsoft Teams bij projecten? Bespreek het met je technisch adviseur of neem contact met ons voor meer informatie.