Uit onderzoek blijkt dat 29% van de werkzaamheden tijdens een gemiddelde werkdag bestaat uit niet-productieve taken zoals reageren op e-mails en het beheren van papierwerk. Daarnaast investeren bedrijven miljoenen in duurzaam ondernemen en het digitaliseren van contracten en handleidingen.
Hoe kan het dat, ondanks dat de meeste documenten digitaal zijn, bedrijven er nog steeds voor kiezen om contracten etc. uit te printen, fysiek te ondertekenen en in te scannen? Joheco heeft, in samenwerking met Dropbox, de oplossing: De elektronische handtekening van HelloSign.
Wat is een elektronische handtekening?
Met een elektronische handtekening oftewel een e-handtekening kunnen mensen door middel van Single-Sign-On ‘snel en eenvoudig’ documenten online ondertekenen, in plaats van met pen en papier. Daarnaast worden deze documenten opgeslagen in een veilige infrastructuur met meerdere beveiligingslagen zodat jouw documenten en handtekening altijd veilig zijn.
Elektronische handtekeningen worden in Europa sinds 1999 en in de Verenigde Staten sinds 2000 beschouwd als een juridisch bindende manier om documenten te ondertekenen. De beveiliging van een e-handtekening is voor een groot deel afhankelijk van de provider. Joheco kan je helpen bij de integratie in je bedrijfsprocessen voor maximale productiviteit en conversie.
De voordelen van een digitale handtekening
Documenten digitaal ondertekenen biedt vele voordelen: Met de e-handtekening verkort je de looptijd en zorg je voor directe lijnen. Papieren contracten hebben vaak een langere looptijd nodig om uitgeprint, ondertekent, gescand en teruggestuurd te worden. Door Single-Sign-On sluiten Salesteams sneller deals door het ondertekenproces te stroomlijnen. HR-leidinggevenden gebruiken e-handtekeningen om ingewikkeld papierwerk voor onboarding te vereenvoudigen.
Ook milieutechnisch is de e-handtekening een geschenk op aarde. Geen papierverspilling meer. Minder gebruik van inkt en stroom van de printer. Geen veelvoud van kopieën met op- of aanmerkingen die ook vaak kwijtraken. Ook op het gebied van veiligheid zijn geen zorgen nodig. Met behulp van controlesporen wordt het voor kwaadwillende lastig om handtekeningen te vervalsen of misbruik te maken van jouw credentials.
Hoe onderteken je digitaal een contract?
Documenten die je hebt ontvangen via HelloSign kunnen als volgt digitaal ondertekent worden:
- De ondertekening begint met een e‑mail van HelloSign waarin staat dat een persoon om een handtekening vraagt. Selecteer 'Aan de slag' in het blauwe vak.
- Er wordt een nieuw venster geopend met het document dat ondertekent moet worden. Selecteer 'Aan de slag'.
- Een groen vak geeft aan waar de handtekening moet worden gezet. Als er andere acties vereist zijn (bijvoorbeeld initialen toevoegen of een selectievakje aanvinken) zie je een groen vak waarin wordt gevraagd deze actie uit te voeren.
- Nadat alle benodigde acties uitgevoerd zijn, wordt gevraagd om op 'Doorgaan' te klikken in het blauwe vak in de rechterbovenhoek.
- In het volgende scherm kun je bevestigen dat je akkoord gaat met het ondertekenen van het document. Als je akkoord gaat met de voorwaarden, is jouw gedeelte van het document afgerond en word je naar de laatste pagina geleid.
Tot slot! Je hebt geen HelloSign-account nodig om een document te openen of een handtekening-aanvraag te voltooien.
Meer informatie?
Wil je sneller getekende offertes ontvangen, documenten delen en contracten tekenen zonder al te veel gedoe? Joheco kan deze optie integreren in jouw bedrijfsprocessen voor maximale productiviteit en conversie. Laat je gegevens achter in onderstaand formulier en we informeren je graag vrijblijvend over de mogelijkheden binnen jouw organisatie.