We doen tegenwoordig niet anders, videobellen en online vergaderen. Zowel voor het werk als in de privésfeer is videobellen een manier om op afstand contact met elkaar te houden. Het zorgt ervoor dat we op de hoogte blijven van zaken die spelen maar het geeft ons ook het gevoel dat we samen zijn.
Maar welk product kies je en hoe zorg je ervoor dat het veilig kan. Elke oplossing om mee te videobellen heeft namelijk voor- en nadelen op dit gebied. Bij de keuze voor een product is het belangrijk om een risicoafweging te maken voor de specifieke situatie en alert te zijn op risico’s voor de privacy en beveiliging. In dit artikel geven we je een aantal overwegingen en tips mee.
Tips & Tricks
Privacy:
- Allereerst is het belangrijk dat je geen vertrouwelijke informatie bespreekt of deelt. Ook al doen veel organisaties er alles aan om de privacy en veiligheid te garanderen, toch kan deze informatie in de verkeerde handen vallen. Maar daarom binnen jouw organisatie afspraken over het toestaan van bijvoorbeeld het delen van documenten via de videoapplicatie.
- Bij sommige applicaties kan je opnames van meetings maken. Wil je een sessie opnemen, bespreek dit dan altijd vooraf met de aanwezigen en vraag om hun toestemming. Deel geen foto’s of video’s van een sessie op de social media.
- Is de meeting afgelopen, zorg er dan voor dat je jouw webcamcover dichtschuift of je webcam afsluit. Hierdoor verklein je de kans op cybercriminaliteit.
- Bij sommige applicaties kan je opnames van meetings maken. Wil je een sessie opnemen, bespreek dit dan altijd vooraf met de aanwezigen en vraag om hun toestemming. Deel geen foto’s of video’s van een sessie op de social media.
- Is de meeting afgelopen, zorg er dan voor dat je jouw webcamcover dichtschuift of je webcam afsluit. Hierdoor verklein je de kans op cybercriminaliteit.
Uiterlijk vertoon:
- Zorg er voor dat je er zelf representatief uitziet. Draag soortgelijke kleding als hoe je normaal gesproken ook naar het werk zou gaan. Ook al werk je vanuit huis, toch ben je aan het werk en heb je een voorbeeldfunctie voor de rest.
- Zorg voor een passende achtergrond. Zit je in een vergadering of heb je een meeting met collega’s, zorg er dan in ieder geval voor dat je achtergrond op orde is. Wil je niet dat jouw gesprekspartner jouw achtergrond kan zien, dan kan je ervoor kiezen om deze achtergrond wazig te maken. Ook kan je er voor kiezen om een totaal andere achtergrond in te stellen. Via Teams gaat dit heel makkelijk. Ben je geïnteresseerd in deze feature, neem dan contact op met Joheco via marketing@joheco.nl.
- Als je er niet voor kiest om jouw achtergrond wazig of aan te passen, zorg er dan voor dat er niks schadelijks of belangrijks in beeld te zien is. Denk aan vertrouwelijke documenten, gegevens op whiteboards of wachtwoordgegevens.
Gebruikersinformatie
- Het risico van vergaderverzoeken per e-mail: hier zouden phishing-e-mails tussen kunnen zitten. Ga alleen in op vergaderverzoeken waarvan je zeker weet dat het klopt. Neem desnoods contact op met de verantwoordelijke persoon om te controleren of dit daadwerkelijk door deze persoon is verstuurd.
- Het doorlopen van de instellingen in de applicatie. Niet alle privacy en security-instellingen staan standaard ingesteld. Soms moeten er handmatig opties worden aangevinkt.
- De rol van de voorzitter van de vergadering. De voorzitter kan aan het begin van de vergadering de deelnemers wijzen op de te bespreken informatie en wat er van de deelnemers wordt verwacht op het gebied van vertrouwelijkheid. De voorzitter kan ook controle houden op de deelnemerslijst en de deelnemers identificeren.
- Het beperken van de mogelijkheden om een scherm te delen tot de host van de vergadering of tot een persoon die door de host wordt aangewezen. Hiermee wordt voorkomen dat een deelnemer per ongeluk zijn scherm deelt. Let ook op dat niet de hele desktop wordt gedeeld, maar alleen de applicatie die van toepassing is. Een icoon of de naam van een bestand op de desktop kan meer informatie weggeven dan gewenst.
Microsoft Teams
Nu ken je alle do’s en don’ts van videobellen en online vergaderen. Nu is het van belang dat je een product kiest die deze functies heeft. Wij van Joheco adviseren in dat geval Microsoft Teams. Microsoft Teams is een handige tool om chat gebaseerde samenwerkingen te optimaliseren. Ook voor niet-technisch onderlegde personen is deze applicatie eenvoudig te gebruiken.
Joheco kan dit voor jouw bedrijf faciliteren, inrichten en coördineren. Daarnaast bieden wij diverse trainingen aan voor mensen die vanuit huis werken. Ben je geïnteresseerd in deze dienstverlening, vul dan onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.