Is het tijd om rekening te houden met de behoefte van werknemers, die vanuit elke locatie en op elk tijdstip willen werken? Dan is het slim om ervoor te zorgen dat ze altijd en overal toegang hebben tot hun bestanden. Synchronisatie is het sleutelwoord. Door het synchroniseren van bijvoorbeeld e-mail en documenten zijn werknemers altijd up-to-date; het wijzigen, toevoegen en verwijderen van bestanden wordt direct doorgevoerd. Jammer genoeg verloopt het synchroniseren niet altijd vlekkeloos, waardoor er minder productief gewerkt wordt. Ik noem vier knelpunten van data-synchronisatie met een clouddienst.
1. Trage synchronisatie
Vervelend maar helaas voor velen herkenbaar: juist op het moment dat het nodig is, zijn de juiste gegevens niet beschikbaar, omdat ze nog niet gesynchroniseerd zijn in bijvoorbeeld Microsoft OneDrive. Feitelijk betekent synchroniseren ‘met elkaar in de pas laten lopen’. Synchroniseert een clouddienst niet snel genoeg, dan loopt het allesbehalve in de pas. Een langzame synchronisatie kan nadelige gevolgen hebben, zoals vertraging van werkzaamheden of zelfs dataverlies. En is de synchronisatielimiet overschreden, dan kunnen bestanden helemaal niet meer geüpdatet worden. Met als resultaat: minder efficiënte werkprocessen.
2. Altijd internet nodig
In tegenstelling tot bijvoorbeeld fysieke back-up en een intern storagesysteem, heeft u bij synchronisatie met een clouddienst altijd een internetverbinding nodig. Dat kan een vervelende belemmering zijn, zeker wanneer er op een afgelegen plek gewerkt wordt en waar het signaal zwak is. Lukt het werknemers niet om een verbinding tot stand te brengen, dan zullen zij offline moeten werken en worden alle wijzigingen die zijn aangebracht pas gesynchroniseerd wanneer ze weer online zijn.
3. Account vereist
Om synchronisatie voor alle medewerkers mogelijk te maken, hebben ze in het geval van een clouddienst allemaal een account nodig en een applicatie dat op elk device geïnstalleerd wordt. Niet iedereen zit erop te wachten om weer een account aan te maken. Veel mensen ervaren het registreren en inloggen als een drempel om clouddiensten voor back-up en data-opslag te gebruiken.
4. Vertraging andere programma's
Het continu synchroniseren van data kan ervoor zorgen dat andere programma’s of applicaties op een device langzamer laden. Dit is met name het geval bij het synchroniseren van omvangrijke bestanden, zoals video’s en grote hoeveelheden afbeeldingen. Het snel werken met andere programma’s en goede online samenwerking worden op dat moment door de synchronisatie gehinderd.
Om de hindernissen van synchronisatie te tackelen, is het belangrijk om over een goede cloudopslagdienst te beschikken die snel en veilig synchroniseert, zodat u uw werknemers soepel en veilig online kan laten (samen)werken. Benieuwd hoe u hiervoor zorgt? Download dan de whitepaper ‘Houd uw teams op één lijn met optimale samenwerking’. Uiteraard kunt u ook contact met ons opnemen voor een gesprek over uw specifieke situatie.
Bron: blogs.dropbox.com
|