ICT-kosten beslaan vaak een groot gedeelte van de bedrijfskosten. Veel managers weten dat de kosten onvermijdelijk zijn, maar hebben weinig inzicht in waar het geld daadwerkelijk aan wordt uitgegeven. Ik deel graag acht tips om slim met uw ICT-budget om te gaan.
Tip 1: definieer de algemene kosten
Het is pas mogelijk om slim om te gaan met ICT-budget, als u inzicht heeft in de huidige ICT-bestedingen. Te starten met de algemene kosten. Er is altijd wel een apparaat nodig om het werk mee uit te voeren, zoals een tablet of laptop. Naast aanschaf- zijn er operationele kosten, zoals licenties die u per maand betaalt. Ook zijn er eenmalige uitgaven voor installatie en inrichting. En denkt u eens aan de gebruikerstrainingen en het onderhoud van uw ICT-infrastructuur. Daarnaast is het verstandig rekening te houden met eventuele storingen en externe zaken waar u geen invloed op heeft, zoals veranderingen op het gebied van regelgeving (meldplicht datalekken).
Tip 2: splits de ICT-kosten verder uit
Vaak komen ICT-kosten op een grote hoop terecht en op naam van totaalaanbieders. Dit lijkt dan een immens grote kostenpost, maar er wordt over het hoofd gezien dat daar bijvoorbeeld ook de belkosten en internetconnectiviteit in zitten. Evenals de aanschafwaarde van computers.
“U zult een keer goed moeten coderen, maar kunt daarna gericht over feiten praten in plaats van over aannames”
Om uitvoeriger inzicht te krijgen in uw ICT-kosten, doet u er goed aan om deze verder uit te splitsen in categorieën. U zult een keer goed moeten coderen, maar kunt daarna gericht over feiten praten in plaats van over aannames. We helpen ondernemers die dat lastig vinden graag met een juiste coderingsadministratie, zodat ze een helder overzicht krijgen.
Tip 3: ga niet mee in alle ICT-trends en -ontwikkelingen
Via media worden veel berichten over ICT-trends verspreid. U krijgt de impressie dat, als u hier niet aan meedoet, u er niet bij hoort. Mijn advies is om niet in elke media-uiting mee te gaan. Kijk vooral naar wat het voor u kan betekenen en wat uw bedrijf nodig heeft.
Vanuit Joheco organiseren we jaarlijks de Blue Monday Borrel, waarbij we met onze klanten terugkijken op de trends en ontwikkelingen die langskwamen. Zo hoorden we tijdens dit evenement een keer dat er grote vraag was naar zakelijke opslagmogelijkheden in de cloud, dus hebben we deze dienst toegevoegd aan ons portfolio.
Tip 4: voer een ICT scan uit
Door middel van een ICT scan wordt onderzocht wat er allemaal aangesloten is op het netwerk. We zetten allereerst acties in gang die onmiddellijk een ROI opleveren, zoals een Exchange-server omzetten naar Office 365. In plaats van verschillende losse licenties, beschikt u daarmee over een cloudoplossing die per maand en per gebruiker aangepast kan worden. Dit is veel voordeliger. Vervolgens kijken we wat het einddoel is: waar gaat het bedrijf in de komende jaren naartoe? Zijn er bijvoorbeeld overnames gepland of juist inkrimpingen? We voeren alles stap voor stap uit, zodat we de kosten goed onder controle houden.
Tip 5: overstappen naar de cloud? Bereid het goed voor
Een mkb-onderneming kan tegenwoordig heel veel dingen in de cloud doen en heeft steeds vaker geen eigen server nodig. Bij een grotere onderneming ligt dat anders. Daar kan vaak niet alles in een keer in de cloud gezet worden. Als er bijvoorbeeld in een fabriek een lokaal apparaat staat waar een programma aan gekoppeld is, kan niet plotsklaps de overstap naar de cloud gemaakt wordt. Want als dat apparaat stopt, dan zijn er een hoop mensen die niet kunnen werken.
Daarnaast heeft u, ongeacht de grootte van de onderneming, op het moment dat al uw gegevens in de cloud staan een andere verantwoordelijkheid over uw data. Het zijn niet allemaal publieke gegevens, dus dan komen nieuwe vragen aan de orde. “Is mijn cloudleverancier wel in staat om de beveiliging te waarborgen?” en “hoe doet hij dat?” Naar de cloud gaan kan voordeliger zijn, maar denk goed na over de manier waarop u dat doet.
Tip 6: vergelijk ICT- en cloudleveranciers
ICT- en cloudleveranciers met elkaar vergelijken kan lastig zijn, omdat er verschillend over cloudoplossingen wordt gedacht. Wat de ene IT-leverancier als een eerste stap benoemt, wordt door een andere leverancier nog wel eens als eindoplossing gepresenteerd. In het laatste geval ontstaan er achteraf vaak problemen, omdat men erachter komt dat er over diverse zaken niet goed is nagedacht. Het is verstandig om een reële inschatting van de kosten te maken en daar een inhoudelijk gesprek over te voeren met de potentiële leverancier. Houd de elementen kosten, veiligheid en flexibiliteit goed in het achterhoofd. Deze zijn altijd met elkaar verbonden en trekken even hard aan elkaar. Vraag uzelf af: “Wat wil ik kunnen, wat mag het kosten en hoe veilig moet het zijn?” Het kan helaas niet alle drie tegelijk voor de volle honderd procent, dus probeer er de beste balans in te vinden.
Tip 7: bespaar op verborgen kosten
Kosten die u niet in uw boekhouding terugziet zijn het lastigst te definiëren, maar juist daar kunt u veel op besparen. Werknemers voeren regelmatig taken uit op een bepaalde manier omdat ze dat ‘al jaren zo doen’, of gewoonweg niet weten hoe het anders kan. Terwijl collega’s van een andere unit dit veel efficiënter aanpakken. Dat is een voorbeeld van verborgen inefficiëntie, waar men zomaar duizenden euro’s per jaar op kan besparen. Het helpt om met de gebruikers in gesprek gaan en te vragen waar ze op vastlopen.
"Kosten die u niet in uw boekhouding terugziet zijn het lastigst te definiëren, maar juist daar kunt u veel op besparen."
Kijk daarnaast eens goed naar alle rekeningen die binnenkomen en stel uzelf de vraag: “Wordt dit überhaupt nog wel gebruikt?” Negen van de tien keer ontdekken bedrijven iets dat er al jaren ligt, maar niet meer wordt gebruikt. Of dat tarieven nog niet zijn aangepast. Ook op deze kosten kunt u veel besparen.
Tip 8: betrek uw medewerkers bij ICT-keuzes
Last but not least: vraag eens aan de eindgebruikers wat ze van de ICT vinden. Zij zijn relevante stakeholders in het verhaal. U hoeft de medewerkers niet te laten bepalen wat er gebeurt, maar het is wel degelijk verstandig om na te gaan wat de gebruikerservaringen zijn. Er zijn handige survey-tools om inzicht te krijgen in de mate van tevredenheid of welke issues er spelen. Het gesprek bij de koffieautomaat kan beter gaan over de nieuwe, handige feature waar de werknemers blij mee zijn, dan dat ze klagen over de slechtwerkende ICT-faciliteiten.
Wilt u weten waar u als organisatie staat op het gebied van ICT en welke stappen u kunt zetten om de toekomst met vertrouwen tegemoet te gaan? Met behulp van een complete ICT-scan, waarbij het kostenoverzicht een belangrijk onderdeel vormt, komt u dit te weten. Lees hier meer over in de whitepaper ‘Een complete ICT-scan: wat komt daar allemaal bij kijken?’ Uiteraard zijn we ook bereikbaar voor een gesprek over uw specifieke situatie.